Vedtægter Custos Vituli


§ 1 Navn og hjemsted


Foreningens navn er Middelalder Foreningen ” Custos Vituli".
Foreningen er hjemmehørende i Nordjylland med underafdelinger i forskellige dele af Danmark.

1.1

Der er følgende afdelinger, Nordjylland (Aalborg).

 

§2 Formål


Foreningens formål er at udbrede kendskabet og fremme interessen for middelalderlivet og kendskab til tidsperioden omkring middelalderen med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i foreningen indenfor alle aldersgrupper.
Endvidere er formålet at udvikle medlemmernes lyst til at engagere sig og tage medansvar i foreningen.

§3 Medlemskab

3.1

Som aktivt medlem og støttemedlem kan alle optages.

3.2

Såfremt et medlem ikke fornyer medlemskabet inden den ordinære generalforsamling, betragtes medlemmet som udmeldt.

3.3


Alt arbejde, som foreningens medlemmer udfører i foreningens regi, er ulønnet - dog kan bestyrelsen, i særlige tilfælde, godkende dækning af personlige udgifter afholdt i forbindelse med udførelsen af arbejde i foreningens interesse.
Udbetaling til dækning af personlige udgifter kan kun ske mod aflevering af behørig dokumentation.
Der vil i forbindelse med markeder og andre arrangementer kunne kræves et deltagergebyr til f.eks. dækning af transport-/madudgifter.

§4 Indmeldelse


Indmeldelse skal ske på indmeldelsesblanket på foreningens hjemmeside. Denne skal udfyldes med fulde navn, alder, bopæl og eventuel erfaring i middelaldermiljøet.
– medlemmer under 18 år skal indmeldes af forældre eller værge.

§5 Foreningens ledelse


5.1

Foreningen ledes af bestyrelsen, som består af formand, næstformand, kasserer samt et bestyrelsesmedlem og en suppleant, som vælges på generalforsamlingen (1.kvt) samt de valgte gruppeledere i afdelingerne.
Bestyrelsesmedlemmerne vælges på den ene årlige generalforsamling (forår) for to år og suppleanten for et år.
Desuden vælges en revisor og en revisorsuppleant for et år ad gangen.
Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen med formand, næstformand, dog er formanden valgt direkte på generalforsamlingen.
Bestyrelsen beslutter ved denne konstituering hvilke(t) ansvarsområde(r) den enkelte i bestyrelsen skal varetage.
Det kan vælges, at kassererfunktionen bliver uddelegeret til et medlem uden for bestyrelsen, hvis dette findes nødvendigt, og denne deltager til møderne med fuld stemme – og taleret.
Der skal fremsendes et referat til bestyrelsesmedlemmerne, når der har været holdt møde (dog skal personfølsomme oplysninger udelades).
Formanden udsender mødeindkaldelse og dagsorden senest syv dage før afholdelse af møde, der kan ved pludselige opstået sager/opgaver afholdes møde via internettet.

I den daglige drift er det bestyrelsen, der tegner foreningen udadtil.

5.2

I de afdelinger, der vil blive etableret rundt i landet, kan de medlemmer, som har tilknytning til disse, vælge en ansvarlig/gruppeleder samt en kasserer.
Den valgte gruppeleder deltager enten ved personligt fremmøde eller ved online deltagelse i bestyrelsesmøderne.
Den valgte gruppekasserer er ansvarlig for gruppens regnskab og aflevering af dette til foreningens bestyrelse inden forårets generalforsamlingen, så de kan gennemgås og godkendes.
Begge funktioner er på valg for to år ad gangen, genvalg kan foretages.


5.3


I hovedforeningen skal formanden og/eller kassereren godkende udbetalinger og refusioner ved behørig dokumentation – det er kun kassereren, der kan udbetale eller overføre pengebeløb.

5.4


I lokalafdelingerne skal den gruppeansvarlige og/eller kassereren godkende udbetalinger og refusioner ved behørig dokumentation – det er kun kassereren, der kan udbetale eller overføre pengebeløb.

5.5


Det er bestyrelsen som godkender oprettelse af nye afdelinger. Medlemmerne i lokalafdelingen vælger en ansvarlig for afdelingen. Afdelingslederen står for det daglige ansvar for afdelingen.

§6 Kontingent


Kontingentet fastsættes på den ordinære generalforsamling.
Indbetalingsterminer og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen.
Kontingentet skal være betalt inden udgangen af forfaldsmåneden (1. kvartal)
Kontingentet er fastsat til:
200 kr. årligt for aktive voksne. 100 kr. årligt for unge mellem 15 og 18 år. 400 kr. årligt for familie (2 voksne og op til 3 børn under 18 år).
100 kr. årligt for børn mellem 12 og 15 år. Det er påkrævet, at der er et voksent medlem af Custos Vituli, som tager ansvaret for disse børn ved de forskelle arrangementer.
10 0kr. årligt for støttemedlemmer.


6.1


Kontingentet bliver indbetalt til hovedforeningen, hvorefter lokalafdelingerne kan søge om penge til drift, forskellige arrangementer, udstyr etc.

6.2


Hovedforeningen vil, når kontingentet for det forløbene år er betalt, udstede et personligt medlemskort så der kan dokumenteres medlemskab af Custos Vituli (til brug ved ansøgning af diverse tilladelser).

6.3


De indtjeninger lokalafdelingerne har i forbindelse med arrangementer, skal der svares 20 % af til hovedforeningen.


§7 Udelukkelse og eksklusion

Et medlem kan udelukkes eller ekskluderes såfremt vedkommendes opførsel strider mod foreningens vedtægter, eller medlemmet på særlig grov måde har tilsidesat sine medlemspligter.
Såvel i sager om udelukkelse som eksklusion har medlemmet krav på at blive hørt, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse.

7.1


Udviser et medlem sådan en adfærd, at der er tale om vold eller at have sat andres liv eller førlighed på spil under et marked eller arrangement, kan den lejransvarlige forlange, at personen skal forlade lejren øjeblikkeligt (f.eks. truet personer med våben eller deltaget i et slagsmål), derefter skal dette fremlægges bestyrelsen så hurtigt som muligt, max 14 dage.

§8 Foreningens regnskab


Regnskabet følger kalenderåret.
Regnskabet skal fremlægges i revideret stand på den årlige generalforsamling.
Regnskabet kan til enhver tid forlanges af revisoren eller bestyrelsen fremlagt til eftersyn.

8.1

Hovedkassereren skal føre regnskab med foreningens midler samt fremlægge regnskab og kontoudtog ved hvert bestyrelsesmøde til godkendelse af bestyrelsen.

8.2

Gruppeansvarlig skal fremlægge afdelingens regnskab på bestyrelsesmødet.

§9 Revision

Revisoren skal løbende gennemgå det samlede regnskab og påse, at beholdningerne er til stede.
Revisoren har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.

§10 Ordinær generalforsamlinger

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender.
Der afholdes to ordinære generalforsamlinger, som afholdes årligt inden for 1. kvartal samt 3. kvartal.
Adgang til generalforsamlingerne har alle foreningens aktive medlemmer, støttemedlemmer over 18 år og hvem bestyrelsen måtte indbyde. Støttemedlemmer (tale- og valgret).
Stemmeretten for alle aktive og støttemedlemmer er betinget af, at de er over 18 år og ikke er i kontingentrestance.
Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde eller skriftlig fuldmagt.
Generalforsamlingerne indkaldes med mindst to ugers varsel ved udsendelse af personlige opslag på foreningens åbne og lukkede Facebook-grupper med angivelse af dagsorden.
Forslag som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være indsendt skriftligt eller via mail til formanden senest en uge før generalforsamlingens afholdelse

§11 Dagsorden


11.1


Dagsorden for den ordinære generalforsamling 1. kvartal skal omfatte følgende punkter:

1. Valg af dirigent og referent.
2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år.
3. Forelæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år til godkendelse.
4. Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år til godkendelse.
5. Fastsættelse af kontingent.
6. Behandling af indkomne forslag.
7. Valg af bestyrelsesmedlemmer.
8. Valg af en bestyrelsessuppleant.
9. Valg af formand for foreningen.
10. Valg af en revisor og en revisorsuppleant.
11. Fremlæggelse af hvem der er valgt som gruppe ansvarlig for de forskellige grupper.
12. Eventuelt.

11.2


Dagsorden for den ordinære generalforsamling 3. kvartal skal omfatte følgende punkter:

1. Valg af dirigent og referent.
2. Bestyrelsens korte orientering om hvad der er sket sin sidste generalforsamling
3. Behandling af indkomne forslag.
4. Evaluering af sommerens markeder.
5. Orientering om de forskellige gruppelederes planer for vinterhalvåret.
6. Fremlæggelse af hvem, der er valgt som gruppeansvarlig for de forskellige grupper.
7. Drøftelse og godkendelse af den kommende årsplan.
8. Valg af de Middelalder markeder, der ønskes deltagelse på den efterfølgende sæson.
9. Eventuelt.

§12 Generalforsamlingens ledelse m.v.


Generalforsamlingen vælger sin dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen.
Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal.
Valgbare til bestyrelsen er aktive og støttemedlemmer, der er fyldt 18 år.

§13 Ekstraordinær generalforsamling


Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes når mindst 1/3 del af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt stiller krav herom med oplysning om de(t) emne(r), der ønskes behandlet.
Generalforsamlingen skal afholdes senest fire uger efter begæringens modtagelse.
For så vidt angår krav til indkaldelsen, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.

§14 Vedtægtsændringer


Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling ved simpelt stemmeflertal.
Forslag til vedtægtsændringer indsendes til formanden/bestyrelsen senest en uge før ordinær generalforsamling.

§15 Foreningens våbenregler

15.1

Reglerne for blankvåben påvirkes af den danske lovgivning omkring brug af våben til diverse arrangementer, og da man ikke pt skal have våbentilladelse til blankt våben, som ikke er skarpe og spidse, kan foreningen ikke kræve dette, men disse skal anvendes med omtanke. Custos Vituli har egne regler omkring disse. Se punkt 15.2 og punkt 15.3.

15.2

I Middelalderforeningen kan man efter en tre måneders prøvetid (og hvis bestyrelsen vurderer medlemmet som ansvarlig omkring våben), samt gruppelederen har godkendt våbnene, og om personen er klar til brug af disse.
Stålvåben (sværd, kampøkser etc.) betragtes ifølge loven som rekvisitter, så længe de kun medbringes i middelalderregi og så længe, de IKKE er skarpslebne.
Dog har vi valgt i Middelalderforeningen, at alle stålvåben skal betragtes som ”skarpe”. Det vil sige, at man i sin omgang med disse våben er ansvarlig og bruger disse med omtanke. F.eks. må der ikke trues med dem – heller ikke for sjov.

15.3


Da vi er en forening med fokus på formidling i børnehøjde, er det vigtigt, at vi alle udviser et godt eksempel for børn og unge, når vi fremviser våben på markeder. Det er derfor forbudt at håndtere våben efter indtagelse af alkohol eller andre ikke medicinske stoffer, uden lægelig tilladelse.
Det er op til bestyrelsen og gruppelederne at vurdere, om der er brud på våbenpolitikken, og hvilke konsekvenser det måtte have for vedkommende.
Medlemmer, der ønsker at deltage med brug af våben, skal som minimum have personligt sikkerhedsudstyr. Dette omfatter handsker og tandbeskytter samt gambeson (alle dele skal godkendes).

15.4

Bestyrelsen vælger en ansvarlig som står for våben træningen, der afholder træning med våben i løbet af vinteren.
Det er et krav, at alle der ønsker at deltage i våbenbrug, er blevet godkendt ved prøve foran en erfaren våbenbruger fra foreningen.
Hvis man ikke bliver godkendt eller tager prøven, kan man ikke deltage i våbenbrug på markederne.
Alle der ønsker at deltage med våben skal godkendes i det enkelte våben.
Ved tvivlsspørgsmål kan et medlem aflægge prøve over for en erfaren våbenbruger (en erfaren våbenbruger har deltaget i trækninger i minimum 3 år).

15.5

Ved overtrædelser af disse våbenregler betyder det øjeblikkelig hjemsendelse fra marked og ved gentagende gange kan det betyde karantæne og i yderst konsekvens eksklusion.

§16 Foreningens Alkohol – og Rusmiddelpolitik

16.1

Det er ikke tilladt at indtage alkohol i åbningstiden, da vi har ansvaret for børn og unge. Der er altid en ædru voksen i lejren om aftenen. Rusmidler må på intet tidspunkt indtages.
Der er ingen, der håndterer våben efter indtagelse af alkohol (for uddybelse:§ 15).
Børn og unge under 18 år må ikke drikke alkohol overhovedet.

16.2

Indtagelse af så store mængder alkohol at man ikke efterfølgende kan varetage sine pligter i foreningens lejr eller lignende kan medføre bortvisning fra stedet, dette er lejelederens ansvar, hvorefter dette skal forlægges bestyrelsen så hurtigst som muligt, max 14 dage.

16.3

Alkohol- og rusmiddelpolitikken kan til enhver tid tages op til revision af bestyrelsen.
Hvis foreningens regler og politikker ikke overholdes, vil det blive vurderet af bestyrelsen eller den lejransvarlige, hvorvidt der skal være konsekvenser, og hvilke det måtte være.

16.4


Det er imod foreningens politik at indtage og videresælge enhver form for ulovligt rusmiddel (hash, pot, kokain etc.), når man deltager i enhver form for arrangement i foreningens regi.

16.5


Bliver et eller flere medlemmer grebet i at indtage eller videresælge ulovlige rusmidler er det øjeblikkelig bortvisning og eksklusion af foreningen.


§17 Foreningens opløsning

17.1


Bestemmelse om Custos Vituli opløsning kan kun tages på en ekstraordinær generalforsamling.
Mindst 50 % af foreningens stemmeberettigede medlemmer skal være til stede, og der fordres ¾ stemmeflertal.
Er der ikke fremmødt tilstrækkeligt antal medlemmer indkaldes til endnu en ekstraordinær generalforsamling med 14 dages varsel, hvor bestemmelsen da tages ved simpelt stemmeantal.
Foreningens eventuelle midler overgår til fordeling blandt børn og unge til et alment nyttigt formål på folkeoplysningsområdet som bestemmes på den opløsende generalforsamling.

17.2

I tilfælde af at en lokalafdeling bliver opløst, tilfalder al udstyr og økonomi, hovedafdelingen.

 
Vedtaget/opdateret på ekstraordinær generalforsamling den 2. november 2019.

 

 

 

 

 

Alif Kracht

Formand

Henrik Fassov

Næstformand

Anita Husth Fassov
Kasserer

 

 

 

 

 

 

Jimmi Jørgensen
Bestyrelsesmedlem

Sune D. P. K. Hansen

Afd. Leder kamp